那不叫互相幫忙,而是你的本分

最近在公司課室使用的印表機要報廢了,找了總務卻認為這是課室自己使用的,應該自己處理報廢事宜,其實這也是小事,上面的大人也不會管,不過我常覺得這就是一個組織效率會不好的主因。

公司組織一開始就有建立一個權責分工,越大的公司越是這樣,有庶務主管公用設備,有資訊負責障礙排除、有會計負責記帳,甚至有些人負責接待來賓等,大家在業務上難免會有往來,一般人也都很客氣,如果有麻煩到別人的也會說聲「謝謝」

但就是這個「謝謝」,有些人就以為是理所當然的,就忘記這是工作的一部分,我們說謝謝不是因為真的覺得虧欠你,只是出於禮貌而已

說穿了,公司請你來就是要做這些工作,所以當我在做公事時需要這些服務,你就有義務幫我達成,這不是為了我,而是為了公司。

這或許就是幕僚與業務單位常常會有磨擦的原因吧,我認為如果你是幕僚單位,真的要認清這一點,公司是希望你協助業務單位,讓他們做好公司交待給他們的任務。

當然業務單位一定也會有雷包,別人都沒問題就你常常有問題,這種狀況就另當別論,否則一台印表機用了十年,不堪使用要報廢了叫你來處理,只是剛好而已。

幕僚跟業務單位不一樣,業務單位的反饋也比較直接,一個工地沒管理好,成本可能馬上提高;科技業機台出了問題,公司獲利多少會受到影響;更別說如果是行銷業務,有沒有成交,反應是最直接的。

而幕僚單位的績效比較難以評量,如果幕僚單位做得好,基本上平常感受不到他們存在,有需要時接觸時間也很短,因為一下子就處理好了。相對的,幕僚單位有待改進時,除了直接接觸的人外,也很少有人會感受到。

難以評量、沒有反饋的工作執行久了以後,權責就漸漸模糊化了,大家公司都有一些公認不做事的人吧,其實我相信許多人不是要推工作,只是時間久了,真的壓根就不認為這是他們該做的。

漸漸的,連業務單位都覺得有些事情自立自強是正常的,但問題是,老闆對這種情況一無所悉。

老闆覺得,工作量明明沒變多,為什麼效率變差了?其實不是效率差了,而是雜事多了,而雜事確實是多,或許真要說起來,幕僚單位也難以承受。

只是他們沒發現,這些超出負荷的事應該是他們的本分。如果有意識到這個問題,他們便可以爭取補人來做這些事,雜事就不會外溢到業務單位。

一開始為什麼要有業務分工?就是因為這樣效率比較好,但業務單位雜事太多就無法專心,就算補了人也要花大把時間來做雜事,效率也就好不起來了。

其實幕僚單位工作量或許不輸業務單位,但想法還是要修正一下,你並不是一天到晚在「幫忙」業務單位,而是這本來就是你的工作。

三明治先生
三明治先生
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