《為什麼他看起來那麼閒，進度卻總是能超前？》—幫自己也幫別人省工就是有效率

在台灣我們很習慣「裝忙」，所以比較沒有感覺，但外商公司有些是不看平常認不認真，只看交出來的成果如何，所以只要交得出成果，平常要出去閒晃也沒人理你。

這本《為什麼他看起來那麼閒，進度卻總是能超前？》的作者，就是曾在菲利浦莫里斯公司工作的日本人，在到莫里斯之前他也是把「忙」當成本職學能的那種社畜，但進到莫里斯後卻發現，有些人整天看起來都在偷懶，卻可以繳出很好的成果，因此有了這本書的誕生。

如果你在台灣公司工作，礙於公司或同事的觀感，裝忙大概還是跑不掉的，但看完這本書你至少可以把「真忙」變「裝忙」，事情處理得更有效率，心態也可以更輕鬆。

這本書字數才4萬多字，但用字很精鍊，每個觀念只用一張圖卡加上一頁的文字就解決，而其中我最有感的幾個觀念分享給大家。

▇把工作拆成小數字

很多人會因為大任務太難了，所以就放在旁邊等有空再處理，但常常放著放著時間就不夠了，只好隨便交差了事，一邊想著都是雜務太多時間太少害的。

書裡建議你把這個大任務化為月、週、日等小計畫，花點時間拆解計畫，例如一年想達到500萬業績，可以先訂出「事前準備→接洽→約時間→商談→接訂單」等步驟，要求自己每天要接洽幾個潛在客戶、一週要拜訪幾個人、預計成交率有多少，把一年500萬除以52週換成1週10萬，目標看起來是不是容易一點了。

▇先做「要花時間的工作」

書裡用了個比喻，我們在做菜的目標是「完成一道料理」，切菜、烹飪或是調味都是手段而已。而我們都知道，要最快完成一鍋湯的話，一定要先把火切下去煮水，煮水是最耗時間的，在煮水時你可以切菜備料。

工作上也是一樣，先把要花時間的事情處理掉，當中可能會遇到一些問題，你可以再利用瑣碎的時間去設法處理，像是打電話請教別人、上網找相關工具等。

▇先完成67%的稿件

一個大計畫最怕的事情叫「重工」，花了時間做出來的東西，如果方向完全錯誤那等於白費，而且會吃掉你所有時間。

所以書裡建議你，可以先展示你完成架構的稿件，原則是看得出方向，但還有許多內容要補充，運用前兩項建議，先拆解出基本架構後，把要花時間的內容先梳理好，然後把這些想法簡單整理後給上司看。

雖然只是草稿，但有了具體的東西，上司也更容易給意見，不只是方向錯了可以及時修正，方向對時也可以得到很多建議，讓你最後的產出更符合他們想要的。

▇考慮「下一個人」的行程安排

我們自己避免重工後，也可以多考慮下一個人是不是可以用最簡單的方式接手。

例如你需要別的部門的人提供給你資料才能接續動作，如果他動作快一點你的效率也會更好，而且能幫助他們更快交出你需要的東西，可以給人 「幹練」與「好溝通」這兩種看似互斥的形象。

舉例來說用電子郵件連絡事情時，要把重要的事寫在主旨，甚至時間地點這些元素也一併放上去，最終目的是讓人不開信就知道你要連絡他什麼，這樣他可以快速掃視後，自行挑選有空的時間處理。

又如有些郵件是跟「窗口」連絡，他接獲資訊後會再轉知承辦人，如果你明知這個狀況，那在撰文時就可採用跟承辦人對話的方式，在信中加註可以直接複製轉知承辦人。

如果你也覺得工作常常只是「瞎忙」，以上是我整理出《為什麼他看起來那麼閒，進度卻總是能超前？》最有感的一些內容，這本書名涵義是當你可以把事情做得更有效率，交得出成果後你就可以多一些時間思考，看似是在偷懶其實也對工作很有幫助。