如何引導下屬從「瞎忙」到「高效」：以終為始的工作整理術

最近在課裡有個下屬讓我有點煩惱。

該說他不認真嗎？其實算是滿努力工作的，只是三不五時就會對一些廣義上來說是工作內容，但實際上對目前任務不重要的事浪費時間。

舉例來說假設他的工作是設計一條道路，把標誌標線重新規劃過，這件事都在趕不出來了，他卻還在看車禍影片。

標誌標線可以改善車禍沒錯，但我們的工作都在趕不及了，平常時間看我肯定沒意見啊。

但也不能說他不認真，因為他所有的時間都奉獻給這些跟道路交通相關的事物上，不像我平常還會上上網滑滑FB。

後來我漸漸發現，這算是他抒壓的方式之一，但回過頭來他明知道工作正在趕，怎麼那麼有時間「抒壓」。

跟他聊過後發現，他對工作的進程完全沒有頭緒，對他來說工作就是一個又一個的「事件」。

但其實對我們來說，工作是一個接著一個的，有些事現在不做，就會卡到後面更重要的事。

最近就花了很多時間幫他把這些工作串起來，就像在整理東西一樣分類好，整個房間就看起來整齊多了，才不會到處都是工作，要做也無從下手。

但後來發現他開始會把這些一串的工作看得太重要，有些業務是個別的，其實花不了多少時間，但不做的話又會被投訴的那種，這種工作他又放著不做了。

於是我又跟他聊了，發現他的癥結點跟前面差不多，只是性質不太一樣。

如同他對一個工作會接續另一個工作沒概念，他對一件事會導致個結果，某個結果可能又會再導致另一個結果沒有概念。

例如這件事不馬上做就容易忘記，忘記了就容易被投訴，被投訴得多了，長官肯定會想來加一些控管的手段，到時我們自己工作反而又更多，更沒時間處理這些雜事。

這次我就直接跟他說了「以終為始」的觀念，把所有的時間、後果、好處都先推導到好幾個階段後，再慢慢推回來決定自己要怎麼做。

例如這個工作12月底前要做到什麼程度，例如12月要驗收完成，那在驗收之前外包廠商需要多少時間製作、在你外包出去前要多少時間詢價、詢價前需要多少時間做功課，這些時間都加上一個安全餘裕後，我們最晚要在什麼時間點開始啟動這個計畫。

又如這件事不是例行公事，常常遇到但不是太重要，很容易忘記，那忘記後會發生什麼事，也許會被投訴、 或是其實這件事是別的部門的工作，協助一下忘記也就算了，不同的工作會有不同的處理方式。

在教他的過程中，我也深刻了解到千萬不能忙得沒時間思考，與其把所有工作都攤出來解決，不如先整理、分類，再花一些時間思考怎麼下手對我們最有利，否則很容易顧此失彼，每天瞎忙卻不一定會有成果。